Een event organiseren met je bedrijf is goed om te doen. Je kunt anderen informeren, inspireren, nieuwe klanten werven en netwerken. Als je een event wilt organiseren, heb je de keuze uit verschillende mogelijkheden. Zo kun je kiezen voor een fysiek event of online event, maar wordt ook een hybride event steeds populairder. Dit is een combinatie van een fysiek- en online event. Het is een fysiek evenement, maar de online doelgroep kan ook middels een live-verbinding meekijken. Hoe je een hybride event goed kunt organiseren? Wij helpen je op weg!
Het doel bepalen
Voordat je daadwerkelijk kunt beginnen met organiseren, is het verstandig om eerst een doel te bepalen. Wat wil je bereiken met het event dat je gaat organiseren? Wil je nieuwe klanten werven, vermaak bieden of de deelnemers motiveren? Zet dit eerst goed voor jezelf op een rijtje. Met het doel in je achterhoofd wordt het namelijk veel makkelijker om een geslaagd event te organiseren.
Regel sprekers
Om indruk te maken en je doelgroep te inspireren, zijn sprekers uitnodigen op je event van groot belang. Ga hier tijdig naar op zoek, zodat je echt mensen kunt vinden die een mooi verhaal kunnen vertellen. Door sprekers uit te nodigen zorg je voor meer variatie in jouw programma en dit kan een goede indruk achterlaten.
Schakel hulp in
Heb je weinig ervaring in het organiseren van een event? Misschien is het zelfs wel de eerste keer dat je zoiets gaat doen. Het kan dan geen kwaad om hulp in te schakelen van een evenementenbureau. Professionals op dit gebied weten namelijk precies hoe jij een onvergetelijk hybride event kunt organiseren. Zij kunnen jou ontzorgen en dankzij hun ervaring kan het de kans op een succesvol event vergroten.
Communiceer duidelijk
Een goede tip bij het organiseren van een hybride event, is om duidelijk te communiceren naar je deelnemers. Omdat je te maken hebt met zowel fysieke deelnemers als online deelnemers, is het goed om hen voor, tijdens en na de juiste communicatie te bieden. Informeer de deelnemers tijdig, zodat ze goed weten wat er van hen verwacht wordt. Ook na het evenement nog contact hebben met je deelnemers is goed. Vraag hen bijvoorbeeld om feedback of stuur hen belangrijke linkjes van je website/dienst.
Bespaar niet op de techniek
Techniek speelt een grote rol in een hybride evenement. Het is dan ook belangrijk dat je hier niet op bespaart, want het moet wel allemaal goed werken. Als de techniek niet goed is, kan dit namelijk vervelende situaties opleveren. Investeer in goede techniek en test het van tevoren. Zo is de kans kleiner dat je straks voor onverwachte verrassingen komt te staan.
Test alles goed
Omdat je voor zowel een fysiek als online publiek een event organiseert, is het van belang om alles goed te testen van tevoren. Foutjes zijn normaal, maar het moet natuurlijk niet helemaal in de soep lopen. Zorg er daarom voor dat je alles goed oefent en test van tevoren, zodat je eventuele problemen nog kunt oplossen.
Deze tips kunnen jou alvast een eindje op weg helpen met het organiseren van een hybride event. Hoewel het vast nog wat aftasten is als het voor jou de eerste keer is, moet het met een goede voorbereiding vast lukken om er een succes van te maken!
