Organisaties en ook zeker hun gebouwen worden steeds groter, en steeds meer verschillende afdelingen werken onderling samen: in datzelfde gebouw. Hoewel het ontzettend fijn is om iedereen onder hetzelfde dak te hebben, levert dit natuurlijk ook regelmatig verwarring op wanneer het gaat om het gebruik van de verschillende ruimtes. De HR manager denkt een ruimte gereserveerd te hebben om een sollicitatie gesprek te houden, terwijl een teamlid deze ruimte op hetzelfde moment in gebruik heeft om zijn team te briefen over nieuwe ontwikkelingen in de organisatie. Het is dan ook niet voor niets dat Room Management steeds populairder wordt onder deze grotere organisaties. Maar waarom zou je room management gebruiken in jouw bedrijf?
- Goed georganiseerd vergaderen
Hoewel een vergadering in een natuurlijke omgeving hartstikke fijn is, raakt ook het budget voor externe vergaderlocaties op een gegeven moment op. Dit betekent dat zeker in grotere organisaties vaak gebruik wordt gemaakt van de aanwezige zalen en kamers. Deze zalen worden niet alleen door jou en jouw afdeling, maar ook door je collega’s over de hele organisatie gebruikt. Het reserveren van deze zalen en ruimtes moet dus niet alleen op tijd, maar ook duidelijk gebeuren. Zorg bijvoorbeeld dat je een kwartier of zelfs een half uur voor aanvang de ruimte al tot je beschikking hebt, en hetzelfde geldt voor de periode na de vergadering. Room management helpt je bij het maken van deze reserveringen, en zorgt ervoor dat dit duidelijk en overzichtelijk gebeurt.
- Voorkom dubbele boekingen
Het is je vast al wel eens overkomen dat je een ruimte gereserveerd dacht te hebben, maar dat een andere collega ineens met zijn of haar team voor je neus staat: een dubbele boeking! Hoe georganiseerd er ook omgegaan wordt met het reserveren van ruimten, een dubbele boeking komt vaker voor dan je denkt. Room management tools en mogelijkheden zorgen ervoor dat deze dubbele boekingen voorkomen worden.
- Voldoende tijd voor voorbereiding
Daarnaast geeft room management je ook de mogelijkheid om voordat de vergadering aanvangt de juiste voorbereidingen te treffen. Het aansluiten van een computer op de beamer bijvoorbeeld, of het uitdelen van de bijbehorende papieren en formulieren. Zelfs lunch kan op deze manier op tijd verzorgd worden.
- Op- en afruimen
Hetzelfde geldt natuurlijk voor de tijd na de vergadering. Om de ruimte terug in orde te brengen moet de ruimte weer terug naar haar oorspronkelijke staat gebracht worden: en dit kost tijd. Room management zorgt ervoor dat je deze tijd tot je beschikking hebt, zonder dat de volgende groep ineens voor je neus staat.
