Denken we aan Lean, dan denken we aan probleemoplossen en aan het elimineren van verspillingen. Hoe minder verspillingen, hoe beter de flow in de waardestromen. Probleemoplossen is echter ook een cruciaal onderdeel binnen Lean. Hierbij draait het om problemen herkennen door middel van visueel management, om ze vervolgens op te lossen met behulp van bijvoorbeeld ‘5x waarom’, ‘PDCA’, ‘A3’ en ‘8D’.
Zowel het elimineren van verspillingen als probleemoplossen zijn dus logische onderdelen van een Lean-reis. Dit is wellicht bekende materie, maar heb je er wel eens over nagedacht of er ook zoiets is als de ‘juiste manier’: probleemoplossen of verspillingen elimineren? En, weet jij hoe de relatie tussen deze twee belangrijke elementen in elkaar zit?
Inkoppertje of niet, mijn inziens gaat het binnen Lean niet alleen maar over ‘de focus op het elimineren van de zeven verspillingen.’ Daarnaast gaat het ook niet alleen maar om het oplossen van problemen. Nee, Lean is een overkoepelende manier van denken over het bedrijf. Dit denkbeeld is afhankelijk van twee zaken: het ware noorden van de organisatie en de beste manier van organiseren om gezamenlijk dat doel te bereiken.
In deze blog neem ik je wederom mee in de ‘Lean manier van denken’. Welkom in de wereld van Plan, Do, Check, Act.
Probleemoplossen
De zakelijke ‘problemen’ van een organisatie kunnen van alles zijn: een kloof tussen de huidige verkoop en de gewenste verkoop of het willen realiseren van meer omzet met de huidige bezetting. Dit zijn problemen die leiden tot zeer verschillende acties. Dus, wanneer mensen alleen maar op jacht gaan naar verspillingen om te elimineren, maak ik me een beetje zorgen.
Verspillingen en problemen zijn er namelijk altijd. Er is altijd sprake van een huidige situatie en een gewenste situatie. Het is zaak om problemen eerst te prioriteren, tegenmaatregelen in te voeren en te experimenteren. Op deze manier maakt een organisatie stappen om de kloof tussen de huidige en de gewenste situatie reduceren. Het elimineren van verspillingen is niet het doel!
Plan-Do-Check-Act (PDCA) ís die overkoepelende manier van denken waar ik het over had. Sterker nog, PDCA is de motor van Lean. Anders geformuleerd: PDCA is de structuur van probleemoplossen om continu te verbeteren richting het ware noorden van de organisatie.
PDCA methodiek
Tijdens onze werkdag komen we allemaal voor problemen te staan die om een oplossing vragen. Methodes voor probleemoplossen zijn er in overvloed en de PDCA-methode is er slechts één van. Toch zou ik altijd probleemoplossen aan de hand van PDCA. Waarom? De meeste mensen maken geen gebruik van een proces om problemen en vraagstukken op te lossen of om beslissingen te nemen. Daarnaast zijn mensen niet consistent in de wijze van probleemoplossen. Simpelweg omdat ze geen methodiek vinden die werkt. Het gevolg is dat mensen maar blijven proberen op dezelfde manier die al heeft bewezen ongeschikt te zijn. Wat deze organisaties nodig hebben, is een probleemoplossend proces. De PDCA-methodiek biedt ze dat proces, en wel in onderstaande vorm.
Plan
1. Bepaal het probleem (afwijking van de standaard of gewenste situatie).
2. Breng de huidige situatie in kaart.
3. Bepaal het doel.
4. Identificeer de (potentiële) oorzaken.
5. Vraag 5x waarom om de bronoorzaak te achterhalen.
6. Genereer mogelijke tegenmaatregel(en) voor de bronoorzaak.
7. Selecteer de tegenmaatregel.
Do
1. Implementeer de gekozen tegenmaatregel.
2. Benader het als een experiment.
3. Geef aan wat de verwachting is van de tegenmaatregel t.o.v. het probleem.
Check
1. Definieer een KPI (Key Performance Indicator) die de resultaten van de tegenmaatregel weergeeft.
2. Beantwoord de volgende vragen n.a.v. de check fase:
a) Heeft het implementatieplan gefaald? Begin het A3 proces opnieuw om de rootcause te identificeren.
b) Is het doel gedeeltelijk bereikt? Identificeer andere rootcauses en vindt nieuwe tegenmaatregelen.
c) Is het doel bereikt, maar kan het probleem terugkomen? Zoek naar andere tegenmaatregelen die ervoor zorgen dat het probleem niet meer terugkomt.
d) Is het doel bereikt en komt het probleem niet meer terug? Standaardiseer de tegenmaatregelen en deel de bevindingen met anderen.
e) Probleem ‘opgelost’? Begin met het aanpakken van een nieuw probleem.
Act
1. Toon aan dat de verbetering blijvend functioneert.
2. Zorg dat de verbeterde situatie de nieuwe standaard wordt.
3. Identificeer opleidingsbehoefte en verzorg de benodigde training.
4. Zorg dat de tegenmaatregel voortdurend gemonitord wordt als onderdeel van het dagelijkse werk.
5. Blijf zoeken naar kleine verbeteringen.
Plan. Do. Check. Act. That’s it. Een eenvoudig probleemoplossend proces voor vraagstukken en problemen die het bereiken van de gewenste situatie verhinderen. De PDCA-methodiek is een systematische manier om een probleem aan te pakken aan de hand van duidelijk omschreven stappen, zodat een individu of een team niet langer verzandt in:
Wat is de volgende stap?
PDCA is een probleemoplossende methodiek die zorgt ervoor dat continu verbeterpatronen ingebed worden in de organisatie. Er is dus niet zoiets als een Lean-traject dat alleen verspillingen elimineert of slechts focust op probleem oplossen. Lean is continu verbeteren met een richting. Natuurlijk zijn er verspillingen die opgespoord en geëlimineerd moeten worden, maar dit zijn slechts de verspillingen die ons belemmeren de gewenste situatie te realiseren. Maar dat is iets anders dan lukraak de eerste de beste verspilling elimineren, dit resulteert slechts in een gefragmenteerde richtingloze aanpak.
Voor meer informatie over Lean of PDCA bezoekt u Sixsigma.nl of UNCplusdelta.nl.