In het MKB komt men vaak met klanten in contact. Daarom is het meestal gewenst om rapportages bij te houden. Bijvoorbeeld in het geval van uitgevoerde inspecties, het aanmaken van werkbonnen of het plannen van taken voor medewerkers. Al deze zaken worden in sommige MKB-bedrijven nog steeds met de hand gedaan. In de praktijk kost dit veel tijd en we maken tegenwoordig een verschuiving mee van analoog naar digitaliseer.
Vroeg of laat zullen de meeste bedrijven in het MKB kiezen voor digitalisering. De meeste informatie moet tegenwoordig bij voorkeur al digitaal worden opgeslagen. Digitalisering is daarmee een proces waar hoe dan ook niet aan te ontkomen is. Het kan best een enge gedachte zijn om alle informatie op de computer op te slaan. Maar deze angst is vaak onterecht. Sterker nog; het is vaak veiliger dan analoog werken. Daarom leggen we uit waarom digitalisering zo belangrijk is en wat de mogelijkheden zijn.
Waarom digitaliseren zo belangrijk is
Steeds meer bedrijven in het MKB kiezen voor het digitaliseren van hun processen. Dit gaat om allerlei bedrijven, zoals bijvoorbeeld in de administratie, horeca, bouw of vastgoed. Er zijn dus diverse sectoren denkbaar waarbij digitalisering van processen kan leiden tot professionalisering van een bedrijf. Analoog werken met verschillende formulieren brengt verschillende problemen met zich mee. Zo is er een grote kans dat een ingevuld formulier zoek zal raken of dat er grove fouten worden gemaakt. Meestal moeten die formulieren in tweevoud of drievoud worden gemaakt, zodat de klant ook een kopie kan krijgen.
Dit neemt veel tijd in beslag en is bovendien ook niet nodig. Door gebruik te maken van een digitaliseringsmogelijkheden is het mogelijk alle gegevens versleuteld digitaal op te slaan. Zo raken belangrijke rapporten nooit meer zoek. Het is niet meer nodig in Word of Excel allerlei formulieren op te maken. Dit kan gemakkelijk online door bijvoorbeeld een kleine checklist, audit of uitgebreide inspectie op te stellen, zonder dat daar kennis van IT voor nodig is. Dit kan bijvoorbeeld met de zogeheten Form Builder. Naar aanleiding van de resultaten die in het formulier worden ingevuld, kan er een uitgebreid rapport worden opgesteld.
Gebruik maken van slimme digitale formulieren
Het gebruik van formulieren is voor de meeste bedrijven in het MKB niet te voorkomen. Daarom is het vaak een tijdrovend karwei om een formulier op te stellen. Met een digitale tool zoals de digitale formulieren app van Incontrol is het mogelijk een kant-en-klaar voorbeeldformulier te downloaden en deze eenvoudig aan te passen.
Vervolgens kunnen deze formulieren aan de hand van een app gemakkelijk worden ingevoerd. Het is ook niet meer nodig foto’s apart bij een formulier bij te voegen. Veel handiger is het maken van een foto met de camera van de smartphone en deze in het formulier in te voegen. Vervolgens kan deze digitaal ondertekend worden door de medewerker en de klant, waarna er een rapport in PDF, Word of Excel wordt opgesteld. Zo hebben medewerkers in het MKB veel meer grip op werkprocessen en kunnen ze snel door naar een volgende klus.
Formats voor iedere branche
Voordeel van digitaliseren is dat vrijwel iedere branche in het MKB gedigitaliseerd kan worden. Over het algemeen maakt het niet veel uit om welk soort bedrijf het gaat. Overal waar gewerkt wordt met audits of inspecties kan digitalisering helpen om het bedrijf te laten groeien. Denk bijvoorbeeld aan de horeca waar het gebruikelijk is om HACCP-registraties uit te voeren. Deze zijn verplicht wanneer er met voedingsmiddelen gewerkt wordt.
Of denk aan de bouw, waarbij het nodig is regelmatig audits, inspecties en keuringen uit te voeren. Medewerkers kunnen door een aantal vragen op het digitale formulier te beantwoorden meteen een rapportage schrijven en deze delen met het kantoor en de klant. Dat geldt ook voor bijvoorbeeld vastgoed, wanneer er een sleuteloverdracht of oplevering plaatsvindt. Of bijvoorbeeld in sport- en recreatievoorzieningen, om te waarborgen dat alle voorzieningen nog steeds van hoge kwaliteit zijn. Er zijn verschillende formats voor iedere branche beschikbaar, zodat men meteen aan de slag kan.
Een toolbox vol digitalisering
Uiteraard gaat digitaliseren verder dan alleen het invoeren van formulieren en deze delen met de klant. Zo is het bijvoorbeeld ook mogelijk om de verzamelde data naar andere softwaresystemen te sturen. Meestal is het in het MKB nodig om een andere medewerker aan te sturen. Bijvoorbeeld omdat deze gespecialiseerd is in een bepaald onderwerp. Via het ticket management systeem is het dan mogelijk om een ticket uit te zetten. Met de data van de ingevulde formulieren is het dan weer mogelijk om rapportages op te stellen en zo processen te verbeteren. Bij alle werkzaamheden krijgt men een takenplanning te zien van wat er precies moet gebeuren. Zo is de kans op fouten een stuk kleiner.
